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2011/04/07

大きな大きな転換期がやってきた【2】

お疲れ様です。
秋山です。

続きです。


メールがビジネスにおいて効率のよいツールと考える理由として

大きくは3つ
■無駄を省くことができる
■処理できる仕事量を増やすことができる
■時間の壁を超えることができる


まず
■無駄を省くことができる
については

前述のように聞き手に回る時間や
相槌の時間
話がまとまらなかった電話分の時間ロス

これは時間に関する無駄を省くことができる

更には、
文章として記録が残るので
記録の手間が省けること
確認の手間が省けること
言った言わないのトラブルも防げることも
無駄を省く事につながる



つづいて
■処理できる仕事量を増やすことできる
について

速読が脚光を浴びているように
一般的には耳で処理するスピードよりも
目で処理するスピードのほうがずっと早い

また、ほとんど場合一度に聞ける人の話は
一人ががよいところ
だが文章になれば一分で何通ものメールを見ることができる。
一度に内容を咀嚼できずとも、概要を知ることはできる

概要をしれば優先度をつけることもできるし
返信を書きながら、別のメールの返信を考えることもできる。


最後に
■時間の壁を超えることができる
について

相手がその時にいなくても伝えることができるので
いつでもやりとりができる
また、相手の時間を奪うことも無くなる

これは特に海外のクライアント様とやりとりをするときに実感する。




もちろんデメリットもある
大きくは2つ
■ちゃんとメールが届いているか?あるいは読まれているか?
■ちゃんと意思が伝わっているか?
である


■ちゃんとメールが届いているか?あるいは読まれているか?
これについては
こまめな確認が必要と連絡系統を複数用意しておくことが重要だ。
メールサーバーの不具合で送信できない場合があるので
例えば3営業日経っても返信がなければ
ケータイのアドレスにメールをするなど
日頃から頻繁にやりとりをしていれば
返信が遅いことにも気が付きやすい

2つ目
■ちゃんと意思が伝わっているか?
これが一番重要である
いや、これは電話でも同じことなのだが

相手(読み手)を意識して
どういう言葉を使えばわかりやすいのかを
常に考えて書く必要がある

そしてわからなかったことは
そのままにしないで必ずもう一度聞く

聞き方にもポイントがある
「○○がわかりませんので教えてください」
と聞いても何がわからないのかわからないので


○○について、■■ということだと解釈したのですがそれで良いでしょうか?
また、▲▲部分について●●がわからないので教えてください。

という様に具体的に質問をすることで
一回の返信で疑問をほとんど解消することができる。



即応性という面では電話のほうが有利な場合も多いが
内容や効率化、相手の状況を考慮するとメールのほうが
秀でていると考えている。


アルゴノーツではこの理由から
メールベースでのサービスを徹底し
高品質で低価格なサービスをできるだけ多くのクライアント様に
ご提供できるよう努力を続けている

電話代という実質的なコストカットにももちろん貢献しているが
それ以上にメリットのあるスタイルである。


もちろんメールが万能というわけではなく
使い方や使う人のリテラシーで大きく変わってくる。



最後に、本稿は
人と直接会って話すことが悪いことやデメリットとして捉え
時間の無駄という考えでは全くないことをお断りしておく
今までの慣習を否定するものではなく、
現在進行形で変化しているという趣旨の内容である。


いくらテレビ会議が進歩しても
実際に会って話すに勝るものはない。

様々な会話、雑談
ご飯を食べながら、
酒を酌み交わしながら
話をすることはとても重要で
それにこそ比重をおいたほうがよい


あくまでもメールは
効率良くプロジェクトを進めていく手段
ビジネスコミュニケーションをとる手段
に適しているに過ぎない。


無駄に気づいて効率を良くすれば
もっと仕事ができるかもしれない
あるいは余暇を増やせるかもしれない。

そんな提案である。


以上
秋山でした。
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